Всеки бизнес означава ясни цели, план и система. Така се смята, ако разглеждаме бизнеса през призмата на постиженията и конкуренцията. Успехът обаче идва от екипите. Но какви трябва да бъдат те?
Предприемачите често се сблъскват с няколко проблема едновременно – постоянно текучество на персонала, непостигнати цели, невъзможност за делегиране на задачи и т.н. Както показва практиката, служителите прекарват 30% от работното си време в безполезни дейности или просто за почивка. За отдалечени екипи тази цифра е по-висока.
Как една компания може да постигне целите си, като избягва текучеството?
Одит на персонала
Първо трябва да оцените ефективността на системата за набиране на персонал, да видите дали са формирани корпоративната култура и ценностите на компанията, работните отговорности, да измерите NPS (индекс на удовлетвореност/лоялност на служителите). Има много инструменти за оценка на екипа.
Ще споделим най-бързия начин за одит на екип. Той включва два въпроса към мениджъра, резултатът трябва да бъде в два списъка:
- Кой от вашите подчинени укрепва компанията?
- Кой пречи на развитието и прави грешки? Ако във втория списък има служители, тогава защо те все още работят в екипа? Това говори преди всичко за грешките при наемането и управлението на компанията. Помислете дали имат всички инструменти и ресурси, за да постигнат целите си.
Случва се служител да не познава своя ценен краен продукт и да не разбира резултата от своята дейност. Следователно той извършва само действия, без да носи отговорност за резултата, а след това мениджърът или друг служител трябва да допълни и коригира грешките. Това води до общо недоволство и прегаряне.
Да кажем, че на дизайнера е дадена задача „красиво да оформи презентация за компанията въз основа на изпратената информация“. Той свърши работата, но тя съдържаше правописни грешки, криви линии, лоша снимка на ръководител или невярна информация за компанията. Всичко това се отразява на впечатлението, репутацията и в крайна сметка на печалбата на компанията. Но всъщност служителят е изпълнил задачата, която му е била възложена. Той не разбира последствията от грешките. Всички във фирмата са свикнали недостатъците да се посочват, след което да се коригират.
В този случай проблемът трябва да бъде решен чрез:
- правилно целеполагане;
- декомпозиция на стратегически цели за всяка позиция;
- въвеждане на ценности в корпоративната култура;
- развитие и обучение на служителите;
- изграждане на уникална система за мотивация за конкретна компания.
Но има още една тайна съставка на новото време: важно е лидерът да има вдъхновяващи цели и да може да разпознава екипните постижения . Освен това трябва да сте истински лидер и треньор за вашия екип, да взаимодействате ефективно с него.
Алгоритъм на действие
- Започнете с провеждането на ефективни срещи за планиране, с графики и поставяне на цели в CRM системата с позоваване на месечните KPI. Не забравяйте, че всяка задача трябва да има контрольор, отговорник, изпълнител, участник.
- Определете отговорността на всеки подчинен за неговата област на работа, така че да се обръщат към вас с варианти за решаване на проблемите, а не да се опитвате да прехвърлите проблема върху друг. Приложете шаблон на документ, който би помогнал на служителя да опише проблема и да изброи решенията, обсъдете с други колеги или свързани отдели.
- Реализиране на проектни инициативи. Предложенията и инициативите са описани в документ, в който са посочени всички изчисления и обосновки за важността на изпълнението за компанията. Едва след това служителите защитават проекта си пред мениджъра.
- Изградете система за възнаграждение за принос, нови насоки, супер резултати.
- Провеждайте интервюта за напускане, за да идентифицирате честите оплаквания от напускащи служители и да рационализирате бизнес процесите, за да предотвратите напускането на ценни служители.
Служители, които правят компанията по-силна
Такива служители са гръбнакът на компанията, потенциални лоялни лидери за развитие и насърчаване на постигането на целите.
Необходимо е да се оцени подробно нивото на компетенциите и правомощията на тези служители, да се разбере как укрепват мениджъра и компанията, да се оцени техният процент на KPI, нивото на NPS и възможността да станат ментори (за служители от втория списък или за нови служители). Така ще разберете кои са вашите идеални служители за вас, какво ценят в компанията и ще можете да наемате нови служители въз основа на техния прототип.
Важно е да се диагностицират бизнес процеси, за да се познават процесите на всеки етап, на всяко ниво на комуникация, за да се разбере защо са необходими, къде могат да възникнат рискове и дублиращи се процеси, за да се идентифицира липсата на контрол или сложните системи за контрол.
Препоръки
Изградете система за бизнес процеси за всеки отдел и позиция, фиксирайте всички работни стандарти в съответните разпоредби, включете ги в длъжностната характеристика, свържете ги с KPI, проследявайте ги в CRM и периодично ги оптимизирайте. Това ще минимизира грешките, ще подобри системата за адаптиране на служителите, ще премахне рутината и ще автоматизира някои процеси, ще даде възможност за анализ и прозрачно планиране на стратегически стъпки и мащабиране.
Правилата обикновено се пишат от ръководителите на отдели, след което или HR, или главният оперативен директор ги пакетират в един бизнес процес.
Заключение
За постигане на целите на компанията са необходими ефективен екип, уверен лидер, ясни бизнес процеси, правилно поставени цели и наличие на ресурси за постигането им.
При този подход няма текучество на персонала, тъй като всеки служител участва в процесите. Мениджърът може да разчита на такъв екип, да излезе от оперативността и да преследва по-големи цели, създавайки комфортно управление на бизнеса за себе си.
