Трудно могат всички да организират своята дейност така че по-лесно и по-бързо да се случват желаните резултати – това е знак за професионализъм.
С каквито и дейности да се занимавате в областта на финансите, имайте предвид тези топ 5 печеливши способа.
1. Инвентаризация на задачите
Направете списък на дейностите, които изпълнявате във фирмата, компанията, като срещу всяка задача напишете:
- пряка отговорност / допълнителни задачи
- задължително да се направи / може и да не се прави
- искам да правя / не искам да правя
- може да се делегира / не може да се делегира
- за това ми се плаща / за това не ми се плаща
Да, да, всичко, което правите всеки ден или от време на време – от въвеждане на данни в системата до изготвянето на отчети; от участие в съвещания, срещи до преговори с банки, клиенти; ходене по институции; от наемане на сътрудници до консултиране на мениджъра.
Колко пункта получихте? 50, 100? Направете сега втора версия на този списък “Моите дейности във фирмата”, в който ще останат само тези елементи, които са задължителни, интересни, които не може да се делегират и за които се плаща. Всичко останало – не е ваша задача, но можете да ги правите, а може и да не ги правите! А какъв подход имате вие?
2. Делегиране
Всичко, което може да се делегира (да се възложи на други служители) – делегирайте!
Не можете да делегирате? Научете се. Правейки всичко сами, ставате вредни и за себе си, и за фирмата, и за колегите си.
Няма на кого да се делегира? Наемате помощници. Обяснете на ръководителя, че това ще бъде по-изгодно за фирмата, отколкото задачите да се изпълняват само от един човек.
Страхувате се да делегирате? Да правите всичко сам е ниво майсторство, но да се прави всичко с ръцете и мозъците на други хора – това вече е професионализъм.
3. Автоматизация
Максимално автоматизирайте всичко, което е възможно от списъка на вашите задачи. Разучете кои са софтуерните продукти подходящи за тези цели. Станете инициатор, а не противник на автоматизацията. Вашият интелектуален труд и опит няма да бъдат изместени от машините, те само ще опростят труда ви и освободят време за решаване на по-сложни задачи в полза на фирмата, компанията.
4. Колаборация, работа в екип
Обединявайте се с колеги за решаване на съвместни задачи. Например, счетоводител (счетоводна къща) и финансов директор в отбор за регулиране на системите за отчитане в компанията, така че за всички да е удобно, да няма дублиране на функции, информацията и дейността да е оперативна и с високо качество.
Друг пример – финансов мениджър и директор маркетинг и продажби – заедно обсъдете какви отчети и показатели са нужни на фирмата за анализ на продажбите и ефективността на рекламата, заедно обработвайте в единна система статистически и финансови данни.
5. Позитивно мислене. Възможности, а не причини!
Лесно е да се каже:
- В работата ме натоварват с все повече задачи, все повече и повече!
- Ще ме уволнят, ако не успея да направя всичко, което трябва!
- За автоматизация и допълнителни служители в компанията няма пари!
- Е, аз мога всичко, не ми е трудно и счетоводител, и адвокат, че и като секретар да работя.
- А кой, ако не аз!?
Всичко това са отговори и оправдания, поради които сте безкрайно заети с рутинните задачи, работата изглежда трудна и сложна, безинтересна и ниско платена. Вие прегаряте, а фирмата, компанията не получава резултат от вашите компетенции.
Изберете за себе си възможностите да направите ежедневната си заетост по-опростена, лека и рационална и продължавайте да търсите такива възможности всеки ден.