5 добри навика на счетоводителя

Как са устроени процесите в счетоводството и как работата в определен екип помага да се избяга от рутината.

Сигурно повечето хора си представят работата на счетоводителя като най-скучната на света. Свързана изключително с бюрокрация, един куп цифри и документи. Но се оказа, че участието на IT-специалист в екипа помага да се разчупи калъпа на счетоводния процес и да се стигне до смели и иновативни решения в рутината.

Ето и навиците, които водят до продуктивна работа.

1. Избягване на колкото се може повече хартиени документи

Когато огромно количество фактури, договори, актове и допълнителни споразумения няма вече къде да се складират и заплашват да ви затиснат (буквално), то е най-добре да измислите план за ограничаването на хартиеното бедствие.

Насочете се към възможност за електронни подписи и електронна кореспонденция. Така ще се съкрати значително хартиения документооборот. Подписване на документи в електронна форма, включително с използване на цифров подпис, е много удобен вариант.

2. Унищожаване на рутината

Когато обемът на фактурите, документите скочи драстично за месец, несъмнено загубата на време за счетоводството е налице. Тогава се налага да се използва съвременен и адаптивен софтуер. Ние от счетоводна къща „Гарант“ използваме предимно Бизнессофт – WorkFlow и Микрокомплекс  – Aladin, както и  други български счетоводни програми, доказали се като най-добрите софтуерни продукти в областта на счетоводството. Така успешно персонализираме и опростяваме процеса на осчетоводяване.

3. Опростяване на бизнес процесите без страх от издънки

Всеки уважаващ себе си счетоводител винаги се опитва да направи няколко резервни копия на важни документи. В края на краищата един от най-големите професионални страхове е внезапно изчезване или загубване на първични документи и отчети. Понякога това води до ползване на две различни програми, което пък усложнява и натоварва допълнително работата на счетоводителя. Ние в „Гарант“ сме рационализирали до такава степен процесите, че да се преодолее страхът от срив и имаме успешно решение за автоматизация на процесите.

4. Ползване на Google документи

Вероятно всички са се сблъсквали с писма от счетоводители, в които „Няма тема“ вместо заглавие, а съдържанието е почти без препинателни знаци и, разбира се, без форматиране. Опциите на Google документи позволяват бърза проверка и форматиране, споделяне с някои от контактите в имейла ви, както и превод, директно търсене в интернет. А и всяко писмо или задача, които изискват и най-малкото изчисление или структуриране на информация, могат да се насочат към „Обобщена таблица“, към която да се насочи клиента с линк.

5. Автоматизиране на максимален брой счетоводни процеси

Всеки, който поне веднъж в живота си се е сблъсквал със счетоводители, знае, че при тях винаги има куп задачи и времето все не достига, забързани са, притиснати от срокове или тичане по институции. Но в „Гарант“ сме винаги готови да се притечем на помощ и да отговорим на въпрос. Тайната е абсолютно проста – наистина имаме време, за да вникнем и да отговорим на въпросите ви.

Защото сме преодолели своите страхове (вижте точка 3), анализираме ежедневните задачи и виждаме как можем да спестим няколко часа с помощта на предложените решения от програмиста в нашия екип. Което позволява да не се фокусираме само над обработка на документи, гонене на срокове и рутинни счетоводни дейности, а да предоставяме на своите клиенти и консултантски услуги, административни услуги и счетоводни консултации в зависимост от нуждите на бизнеса.