Съвети при избор на счетоводен софтуер

В предишната статия ви разказахме повече за това какви са предимствата на счетоводния софтуер и защо е толкова важен за една съвременна фирма. Днес ще ви дадем някои полезни съвети за избор на счетоводни програми.

Избор на счетоводна програма:

Когато купувате счетоводен софтуер, изберете масов и популярен продукт - такъв, какъвто се предлага от дълго време на пазара. Това дава гаранция, че бъговете и грешките са отстранени. Рискът е значително по-малък, в сравнение с специално разработения за фирмата софтуер.

Вслушайте се в препоръките на някой счетоводител. Също така поискайте мнението на ваши колеги, или дори професионални организации.

Изберете софтуер, който е лесен за внедряване. Някои счетоводни програми изискват единствено да попълните име на фирмата си, БУЛСТАТ и адрес - и вече са готови за употреба. Един счетоводен софтуер трябва да бъде лесен за персонализация, така че да можете да изберете единствено функциите, от които се нуждаете, и да премахнете излишните. Тази възможност логично би трябвало да намали и цената, която ще заплатите.

Помислете за софтуер, създаден специално за Вашия тип бизнес. Ако например сте собственик на ресторант или кафене, със сигурност ще се радвате на голямо разнообразие от специализирани програми.

Когато се спрете на даден продукт, задайте си следните въпроси:

  • Този софтуер предоставя ли ми всички функции, от които имам нужда?

Например, ако Вашата фирма търгува със стоки, програма трябва да има функция за водене на склад, и да притежава адекватна система за управление на инвентара.

  • Какви месечни отчети може да бъдат създавани с програмата? Могат ли да бъдат персонализирани в зависимост от конкретните потребности? Може ли да се създават нови видове отчети без особени усилия?
  • В случай, че бизнесът се разрасне, можете ли лесно да преминете на по-разширена версия на софтуера, с повече възможности?

Имайте предвид, че въвеждането на данни повече от един път е огромен разход на време и работна сила. Вашият софтуер задължително трябва да може да споделя данни с други програми на компютъра Ви.

Задължително изберете счетоводен софтуер, способен за експортира данните си в многобройни формати - като Excel, Word, PDF, JPEG  и други. Също така е важно и да можете да импортирате данни в програмата от много и различни източници. Това е изключително важно, защото една несъвместимост във формата на данните може да бъде причина цялата работа да трябва да се върши наново.

Счетоводният софтуер трябва да бъде напълно интегриран. Твърде често се случва дадена фирма да закупи софтуер с цел да го "интегрира" към други продукти, а впоследствие това да се окаже невъзможно. Една програма трябва да притежава пълна съвместимост към останалите модули - като склад, амортизации, работна заплата и осигуровки, продажби, фактуриране и други. Фирмата трябва да бъде в състояние да следи всички операции, обединени на едно място.

И не на последно място, един счетоводен софтуер трябва да бъде интуитивен и лесен за употреба, с отлично и подробно упътване. Това е така, защото в противен случай обучението на счетоводителя ще струва скъпо - а при всяко едно напускане, новоназначеният на негово място отново трябва да придобива умения да работи със софтуера. Освен това простотата на употреба предпазва от скъпоструващи грешки.

Добрият счетоводен софтуер е отлична инвестиция - за жалост, често подценявана. Първоначалното въвеждане на счетоводните документи, разбира се, отнема време - обаче след това възможностите за управление, анализ и обобщаване на финансовата информация - са безгранични.

 

Оставете коментар