Не успявате ли със задачите? Научете се да управлявате времето си!
Планирането на работното време е способност, от която всеки се нуждае и ние от счетоводна къща ГАРАНТ знаем това. Човек, който знае какво е „управление на времето“ никога не бърза и винаги успява, което означава, че е напълно пощаден от тревоги и стрес. И всеки може да прилага принципите на управление на времето – от ученик до ръководител на голяма финансова компания. Основното нещо е да искате да подредите деня си и да положите усилия, за да се справите с нарастващите проблеми с планирането.
Основи на управлението на времето или тайм мениджмънта
Управлението на времето не е трудно. Управлението на времето ни учи да приоритизираме. Как да организирате времето си? Много е просто. Нека да разгледаме основните принципи на управление на времето си:
1. Планирайте деня си
Всеки ден трябва да започнете на чисто. На лист хартия трябва да напишете всички текущи събития и да дадете приоритет – на принципа на определяне на значението от 1 до 100 (в зависимост от броя на текущите задачи).
Важното е да се научите не само да планирате, но и да реализирате отбелязаното в установените от вас ред, прилагане на съставения график, както и самите задачи, така и свързаните с тях моменти (почивка за обяд, транспорт до мястото на провеждане на среща с клиент, общуване с приятели или близки хора и други).
2. Коригирайте графика за деня
Понякога плановете могат да се променят. Оставете „прозорци“ в графика, за да не го нарушавате. Новите задачи трябва да бъдат въведени в графика въз основа на плътността на предварително изготвения график. В този случай ще бъде лесно да се избегне бързането и прекъсването на сроковете.
3. Глобални и местни планове
Всички задачи могат да бъдат разделени на местни и глобални. За да не се простират в дългосрочен план решаването на глобалните проблеми, е важно да се раздели тяхното изпълнение на няколко етапа. В този случай всяка стъпка ще доведе до целта, а мащабът на задачата няма да изглежда толкова непосилен.
4. Отърви се от дразнители
Трябва да се изключат всички разсейващи и дразнещи фактори. Този принцип може да се нарече един от основните в управлението на времето.
По-голямата част от времето се абсорбира от случайни занимания, като гледане на социални мрежи, гледане на поща, чат и много други. Като се научите да се фокусирате върху задачата, можете да увеличите ефективността ѝ с 25%. Прости мерки, за да се избегне стреса, например: създаване на система за сигнали, изтриване (за известно време) или инсталация за заключване на стимул (икони обслужване от паметта на компютъра или на екрана), както и ясно разграничаване на лично и работно време, когато никой няма да направи точно това, което ви трябва.
5. Използвайте само необходимото и важното
Важен етап в правилното разпределение на времето е способността да се „отреже всичко излишно“. Определете кръга от интереси, от които наистина се нуждаете, откажете се от ненадеждни източници на информация, отървете се от така наречените „приятели“, които само пречат да организирате личния и професионалния си живот. Научете се сами да определяте правилата на собствения си живот, и всички видове „природни бедствия“ в него ще бъдат по-малко, отколкото е било преди.
6. Направете всичко трудно сутрин
Сложните случаи най-добре се планират в началото на работния ден. Лесно да се справите с трудна задача ще създаде правилната положителна нагласа от емоции, които ще позволят „всички планини да поемат по пътя си“. И ако се опитате да направите всичко в един ден, завършвайки задачите в нарастващ режим, ние само ще увеличим нивото на стрес, а не ефективността на нашата дейност.
7. Поставете ред на работното място
В този случай означава цялото работно пространство – от персоналния компютър до папките с документи. Използвайте етикети и стикери за бързо разпознаване на желаната папка или раздели, не забравяйте да премахнете ненужните боклуци в кошчето и отделете вашите ценни документи. Доказано е, че повече от една трета от нашето работно пространство заемат неща, които нямат нищо общо с текущата дейност.
8. Изследвайте физиологичната си активност
Основният принцип на управлението на времето е способността да се отпуснете напълно и да работите добре. Въпреки това, за да работите на пълни обороти и с най-голяма ефективност, всеки човек се нуждае от личен работен график. Знаете ли всичките си слаби и силни страни, с увереност можете да кажете дали сте „бухал“ или все пак „чучулига“? Винаги планирайте деня си по такъв начин, че всички важни неща постоянно да попадат в пика на вашата физиологична активност – сутрин, ден или вечер. В този случай производителността на труда несъмнено ще се увеличи, а времето за пълноценна почивка ще се появи от само себе си.
9. Поставете си дългосрочни цели
Когато изграждате краткосрочните си планове, не забравяйте и дългосрочния план. След като организирате деня си, лесно можете да подредите целия си живот, като изградите житейски и кариерни планове, не въз основа на очакванията на някой друг, а на собствените си цели и желания.
10. Използвайте правилото „10/90“
Преди да започнете нещо, трябва да си спомните правилото „10/90“. Това означава, че 10% от времето, което прекарвате в планирането, преди да започнете да изпълнявате определена задача, ще ви спести 90% от времето, когато я изпълнявате.
11. Откажете се от това, което не ви харесва
Думата „не“ ще ви осигури неочаквано много свободно време. Учтивото „не“ е най-важната дума за правилното организиране на собственото време. Научете се да казвате „не“ и да отхвърляте задачи, които не са сред избраните приоритети. Бъдете учтиви и тактични, отхвърлете човека, така че той да разбере, че не отхвърляте него, а задачата.
12. Задайте рейтинг на задачите си
Внимателно наблюдавайте какво ви отнема свободното и работното време. Постоянно маркирайте тези дейности, които ви отнемат много време (например, четене на листовки, реклами, списания или вестници, безцелно превключване на телевизионните канали, обсъждане на клюки и новини с колеги). Направете рейтинг на такива ненужни дейности, наричайки го „никога повече няма да го направя“, и непрекъснато въвеждайте всички неща там, които не ви приближават до целта и не ви носят никаква полза.
Всички горепосочени принципи ще ви помогнат да спестите много време, нервни клетки и здраве.
