Кайзен е една от ключовите концепции за управление, която се основава на непрекъснатото подобряване на бизнес процесите. Тя ви позволява да увеличите производителността на компанията, независимо от обхвата и мащаба на дейността.
Понятието Кайзен (Kaizen) се състои от две части: „кай“ (Kai) – промени, изменения и „зен“ (Zen) – към по-добро. За първи път за тази концепция се говори през 1986 г., когато консултантът по мениджмънт Масаки Имаи публикува книгата „Кайзен: ключът към успеха на японските компании“.
От счетоводна къща ГАРАНТ ще разкажем какво представлява системата Кайзен, на какви принципи се основава и как успешно да се прилагат нейните методи и инструменти.
За какво се използва
Основната цел на концепцията кайзен или кайдзен е непрекъснатото подобрение. Използва се в малкия, средния и големия бизнес за непрекъснато подобряване на работните процеси, успешно постигане на KPI (ключови показатели за ефективност), подобряване на качеството на стоките и услугите.
Философията на кайдзен е полезна за всички. Потребителите получават висококачествени продукти, а компаниите намаляват разходите, поддържат здравословен микроклимат, оптимизират вътрешните комуникации и непрекъснато подобряват квалификацията на служителите на всички нива.
Какво е щадящо (икономично) производство
Основният принцип на кайзен – щадящо производство (lean manufacturing) – желанието на предприятието да сведе до минимум разходите. Концепцията предполага, че е необходимо да се изключат части от производствения процес, които не повишават неговата ефективност.
Загубите включват непродуктивно взаимодействие в рамките на компанията, големи интервали от време между етапите на производство, технологични недостатъци, нерентабилно свръхпроизводство.
Първата компания, която прилага идеите за щадящо производство, беше Toyota. Това е най-голямата автомобилна корпорация, която е основана в Япония и е принудена да предприеме сериозни стъпки за бързо възстановяване след Втората световна война.
Какви са разликите между Кайзен и други системи за управление
Според философията на Кайзен успешната компания прави всичко необходимо, за да „сближи“ производството и продажбите. Той предлага това, от което се нуждае потребителят – продава стоки и предоставя услуги, които са в търсенето, и не позволява нерентабилно свръхпроизводство.
Ако сравним системата Кайзен с традиционния подход към управлението на бизнеса, основната разлика се крие в спецификата на целите. Ако Кайзен е насочен към осигуряване на икономично производство и спечелване на вниманието на потребителите, то традиционното е да победи конкурентите.
Концепцията на Кайзен включва производството само на продукти, от които потребителите наистина се нуждаят. Компаниите с традиционен подход към управлението често произвеждат всичко, което могат да произведат, без да обръщат достатъчно внимание на анализа на търсенето.
Основни елементи на концепцията
Няма единна стратегия за кайзен – по-правилно е да я наречем набор от принципи, които в дългосрочен план повишават производителността на труда: мотивират екипа на предприятието да работи все по-продуктивно, увеличават личната отговорност и дисциплината на служителите.
Основни елементи на философията Кайзен, които могат да се прилагат в различни компании за управление на бизнес процесите:
Работа в екип
За да се увеличи производителността на труда, да се подобри качеството на стоките или услугите и най-важното – да се създаде комфортен психологически климат за ефективна работа, е важно да се осигури качествено взаимодействие между всички служители. Необходимо е да работим заедно и да се чувстваме като един екип, за да постигнем общите цели, поставени от ръководството на компанията – например да увеличим продажбите с 5-7% през годината.
Работата в екип винаги се основава на комуникацията. Важно е членовете на екипа да провеждат мозъчни атаки, да си взаимодействат при работата, да се разбират и подкрепят взаимно. От особено значение са неформалните срещи и достъпът до инструменти за сътрудничество, така че служителите да могат да общуват продуктивно тет а тет или в групи.
Самодисциплина
Състои се във въвеждането на стратегията PDSF: „планирайте — действайте — проверете — въздействайте“. Важно е всеки служител да бъде инициативен, да проявява отговорност и лична дисциплина: самостоятелно да определя задачите и процесите, необходими за бързото постигане на общата цел, да ги прилага в работния процес, да измерва и контролира междинните резултати.
Стратегията PDSF подобрява качеството на продуктите и бизнес процесите и пряко зависи от личната дисциплина на служителите. Използвайте различни инструменти, за да я развиете. Например, помолете екипа да ви отдели няколко минути и да направи списък с причини, поради които е важно непрекъснато да работи един човек върху себе си и каква е печалбата от този подход за целия екип.
Мотивация
Мотивираните служители се представят по-добре. Те бързо затварят задачите, поставени от ръководството, и най-важното – правят го качествено. Мотивацията може да бъде материална (под формата на бонус към заплатата или допълнително заплащане) или нематериална (например кариерно израстване). Във всеки случай това ще увеличи лоялността на служителите и ще поддържа здравословна атмосфера в екипа.
Според концепцията на кайдзен служителите винаги трябва да поддържат активно работно отношение — само в този случай те ще могат да постигнат целите си. В същото време делът на отговорността пада не само върху персонала на компанията, но и върху мениджърите, които трябва да мотивират подчинените си и да предприемат мерки за поддържане на здравословна работна атмосфера.
Използване на мозъчна атака
Следващият елемент от системата кайзен – брейнсторм група. Концепцията предполага, че във фирмата трябва да се създадат екипи за мозъчна атака, които да включват служители от различни структурни звена. Това ще позволи ефективно взаимодействие, обмен на нови идеи и по-бързо намиране на пречки, които пречат на развитието на проекта или постигането на резултата.
Групите за брейнсторм могат да се събират редовно (1-2 пъти месечно) или от време на време (за обсъждане на конкретни проблеми). Те ви позволяват да намерите нестандартни решения, когато обичайните стратегии и инструменти не дават желания резултат. Достатъчно е да съберете група и да изберете техника за мозъчна атака, като метода Делфи.
Касичка / кутия с идеи
Един от принципите на философията на Кайзен за бизнеса е да даде възможност на всеки служител да бъде изслушан. Всички служители, независимо от опита, специалността и длъжността, ще могат да правят предложения за оптимизиране на бизнес процесите, повишаване на ефективността на взаимодействието между различните отдели и подобряване на условията на труд.
Ръководството ще трябва да разгледа тези предложения и да приложи на практика най-обещаващите идеи. За да реализирате идеята, достатъчно е да създадете отделен имейл. Можете също така да инсталирате стилна кутия с прорез в офиса, където служителите ще поставят своите идеи и желания.
Очаквайте скоро и втора част от статията ни за философията кайзен.
