Осемте най-често допускани грешки при счетоводството на малките фирми

Благодарение на все по-богатия избор от счетоводен софтуер на пазара, счетоводството на малките фирми става все по-достъпно, но също така и създава предпоставки за допускане на редица елементарни грешки, особенно ако сте се заели самостоятелно да водите счетоводната си отчетност.

Някои от тези грешки са незначителни и често пъти поправими, но други са по-сериозни и имат потенциала сериозно да застрашат финансовата Ви стабилност в бъдеще.

С течение на времето некоректните счетоводни практики могат да изкривят реалното състояние на Вашия бизнес. В определени случаи лошото счетоводство може да доведе до неплатежоспособност и затруднено администриране.

В тази статия ще разгледаме 8 от най-често допусканите счетоводни грешки и начините за тяхното предотвратяване.

1. Приемането, че продажбите са еквивалент на паричен поток

Току-що сте сключили сделка за 50 хиляди лева, по която ще Ви платят след 3 месеца. Предвидили сте, че разходите Ви по изпълнението ще бъдат 20 хиляди лева - веднага отчитате 30 хиляди печалба по сделката, преди да сте изпълнили каквото и да било.

Голяма грешка. Какво се случва, ако времето за изпълнение вместо 3 отнеме 6 месеца поради непредвидени обстоятелства? Какво ще бъде увеличението на 20-те хиляди планирани разходи?

Изкушаващо е да отчитате всяка сделка като паричен поток, но това не е коректно, тъй като изкривява реалното състояние на бизнеса Ви, и може да подведе Вас и Вашите бизнес-партньори.

2. Несериозното отношение към счетоводството

Ключът към ефективното счетоводство е отразяването на всяка една стопанска операция. Като се започне от малките и незначителни суми и се стигне до големите парични преводи от клиенти и към доставчици - важно е всичко да бъде отразено и правилно категоризирано в счетоводните регистри.

Независимо колко малък е Вашия бизнес, сериозното отношение към счетоводството ще Ви даде точна и достоверна информация за финансовото Ви състояние и ще можете да добиете ясна представа колко добре (или колко зле) се представяте през даден период.

От категоризирането на различните видове активи, задължения и вземания, до ежемесечната съпоставка на банковите Ви сметки - организирането на стабилна система за текуща и счетоводна отчетност е ключът към запазването на финансова стабилност.

3. Правилното разграничаване между контрагенти и служители

Имате ли работници и служители на трудови договори или хората, които работят за Вас, са служители на друга фирма. Има голяма рзлика между лица, работещи по трудово правоотношение и фирмите подизпълнители, работещи съгласно договор - разлика, която трябва да имате предвид.

Правилното разбиране на разликите между служител и подизпълнител, както и счетоводните аспекти от тези разлики са съществени моменти при правилното отразяване на разчетите с въпросните лица.

4. Самостоятелното управление на всичките Ви сметки

Водите ли сами счетоводството си вкъщи? Когато бизнесът Ви е малък, с ограничени приходи, това може да изглежда като привлекателна алтернатива - да намалите разходите, като се занимавате сами със счетоводството си.

Но докато този вариант може да изглежда като чудесен начина да спестите малко пари, реалността е че това често води до непредвидени разходи. Професионален счетоводител би ви струвал повече средства, от това сами да си водите счетоводството, но също така той би ви спестил някои разходи.

От данъчни облекчения за които не знаете, до избягването на грешки, които иначе сами не бихте забелязали, но лесни за идентифициране от професионалист - самостоятелното водене на счетоводство води единствено до пропуснати възможности за спестяване на пари.

5. Допускане на несъответствия между банковите извлечения и счетоводните регистри

За всеки бизнес е важно редовно да се следят оборотите и салдата по счетоводните сметки. Процесът представлява проверка за съответствие между информацията в счетоводните регистри и информацията от банковите сметки.

От време на време малки разходи и суми, за които не се замисляте остават извън регистрите. Съпоставянето на сметките дава възможност навреме да се хващат подобни пропуски и коректно да се отрази реалното състояние на бизнеса Ви.

Всеки бизнес винаги трябва, поне веднъж месечно, да сверява отчетните си регистри, с тези на обслужващите банки, за да може да се избегнат несъответствията между двете.

6. Пропуски при отразяването на малките транзакции

Как процедирате с дребните разходи, които бизнесът ви генерира? Много лесно може да се приеме, че незначителните суми нямат чак такова голямо отношение към дейността, но всъщност имат и е важно да се вземат предвид, колкото и незначителни да са.

Това важи с пълна сила, особенно при продажбите на дребно, където многобройни разплащания се извършват в брой, и когато дребни суми остават незабелязани. Научете се да се справяте с дребните операции, като по този начин безпроблемно ще можете да управлявате разходите си в бъдеще, когато дейността Ви се разрастне.

7. Лоша комуникация с Вашия счетоводител

Дали Вашия счетоводител знае какво се случва с бизнеса Ви? Важно е всеки бизнес да пази информацията за всяка своя транзакция, но още по-важното е тази информация да бъде предоставена за счетоводна обработка.

Привидно дребни на пръв поглед пропуски, като покупката на абонаментни услуги с месечни такси, и неинформирането на счетоводителя за тях може след време да предизвикат несъответствия, проблеми и допълнителна работа.

Освен навременното информиране на счетоводителя, съхраняването на документи за всяка транзакция (независимо в електронен или хартиен вид) подпомага за лесното следене на всички приходи и разходи.

8. Пропуски при определянето на бюджети за отделните Ви проекти

Стартирате ли работа по проекти, без да сте определили максималните разходи, които можете да си позволите? Впускането в такова начинание, без да имате идея колко ще Ви струва, може да прерасне в едно безкрайно харчене на пари, много повече отколкото първоначално сте имали намерение да похарчите.

Липсата на адекватно бюджетиране също така затруднява предварителната оценка на даден проект дали ще бъде финансово рентабилен за Вашия бизнес. Това може да Ви доведе до ситуация, в която сте изхарчили повече отколкото сте били склонни и едновременно с това да бъдете принудени да завършите работата, от която няма да имате възвращаемост на инвестицията.

С течение на времето бизнесът Ви все повече ще се утвърждава и ще бъдете наясно с постоянните си разходи. Това ще направи възможно определянето на адекватни бюджети за изпълнение на проекти, от които ще можете да извлечете финансова изгода, а не безкрайни разходи.

Оставете коментар