Защо и кога вашият бизнес се нуждае от счетоводител?

Собствениците на фирми често се справят сами със счетоводните книжа поради много причини, които включват страх от делегиране на финансова информация, желание за пълен контрол и избягване на разходите. Тези причини, макар и със сигурност валидни за начинаещи и по-малки фирми, стават все по-неприложими, когато вашият бизнес расте.

Някои собственици делегират счетоводните задължения на доверени членове на семейството или персонал, но най-успешните и разумни предприемачи бързо научават, че счетоводството и финансите са жизнената сила на бизнеса и заслужават професионално управление от квалифицирани финансови специалисти, счетоводители, счетоводни къщи.

Но когато бизнесът се развива, повечето собственици откриват, че наемането на професионалисти генерира солидни ползи, като същевременно освобождава собствениците да се концентрират върху бизнеса си. Резултатите от наемането на професионални счетоводители (счетоводна къща) включват (но не са ограничени до) следните бизнес предимства:

• Икономии на разходи в производствения процес, взаимоотношенията с продавачите, офис операциите и управлението на служителите.
• Спестяване на пари за данъци.
• Управление на голям обем вътрешни документи и външни отчети.
• Сигурност чрез смекчаване на рисковете от последици от данъчни проверки, управление на разходите.
• Работа със заплатите.
• Оптимизиране на операциите и максимизиране на печалбите.
• Избягване на глоби, наказания, лихви, които произтичат от изпуснати срокове, неточно изчисляване на заплатите, забравяне на плащането на сметки.

Основни функции на счетоводителя

Професионален счетоводител може да води вашите счетоводни операции и да ви предложи различни опции, да води отчети и текущите операции на фирмата, да идентифицира несъответствията в книгите и да препоръча идеи за пестене на разходи, но основната задача е да се направи хронология на бизнеса и финансовите операции, да има отчетност за тази информация.

Някои от типичните ежедневни задачи на фирмения счетоводител включват:

• Запис на продажби, разходи, дължимо и вземания;
• Мониторинг на разходите за доставки, офис разходи, наем, комунални услуги и други фиксирани и променливи разходи;
• Управление на заплати, удържане на данъци, данък върху продажбите, осигуровки за заплати;
• Гарантиране, че основните документи са водени правилно и съхранявани надеждно;
• Изготвяне на ежедневни, седмични, месечни, тримесечни и годишни отчети;
• Плащане на сметките навреме;
• Анализ и сравняване на разходите;
• Идентифициране на проблемни области от финансите на фирмата, лошо управление, измами и кражби;
• Проследяване на фактури за материали, консумативи, инвентар и човешки ресурси;
• Подготовка на данъци и дневни, месечни или тримесечни данъчни отчети за община, държавни институции и други заинтересовани страни;
• Защита на фирмените записи и информация;
• Проверка на въпросите за съответствие на данните;
• Обработка на въпроси, свързани с клиентски кредити, вътрешни и бизнес кредити с външни доставчици и външни кредитори.

Кога да наемете счетоводител

Повечето собственици на фирми вече използват за счетоводството си счетоводен софтуер. Но когато бизнесът расте и документацията започне да пречи на управлението на времето, удовлетворението от работата или ефективността, е време да помислите за наемане на счетоводител. Може да не се налага да наемате счетоводител на пълно работно време, а да прехвърлите цялата или част от счетоводната работа (като например заплати) към счетоводна къща.

Наемането на счетоводител има смисъл, ако някое от следните неща се отнася за Вас и Вашия бизнес:

• Всъщност не разбирате нищо от счетоводство, но вярвате в софтуера, за да ви кажа всичко, което трябва да знаете.
• Не сте запознати с данъчните и счетоводни закони.
• Вашият бизнес има бърз растеж за кратко време.
• Инвеститорите, кредиторите или акционерите искат професионално изготвени отчети.
• Вие прекарвате повече време в оправяне на счетоводни документи, отколкото в генерирането на продажби или нов бизнес.
• Вие планирате да се разширите до друг регион, индустрия или линия от продукти.
• Искате да купите, продадете или търгувате с активи.
• Бъдете информирани, че ще бъдете одитирани.

Наемането на счетоводител не трябва да бъде болезнен процес, защото можете да започнете с аутсорсинг, наемайки професионална счетоводна фирма. Това е особено ефективна стратегия, ако не сте запознати със счетоводството или нямате счетоводител.

Постепенно нарастване на нуждите от финансово управление

Малките до средни фирми имат нарастващи нужди от счетоводител, тъй като техните операции растат. Собствениците или определени членове на екипа често се справят с отчитането на малки и стартиращи фирми с помощта на счетоводен софтуер. В крайна сметка обаче повечето фирми разбират, че наемането на професионални счетоводители (изцяло или частично), както вътрешни, така и външни, освобождава персонала от основни бизнес задължения и поощрява по-голяма точност, по-добро съответствие и засилен контрол. Правилният счетоводител гарантира, че отчетите се подават навреме и помага на фирмите да съставят стратегии за спестяване на разходи, избягване на измами, кражби и глоби.