Тайм мениджмънт при счетоводител: 7 ефективни правила

Да се научим да управляваме времето си! – Част 1

Съвременният счетоводител живее в режим на високо напрежение, включващ гигабайтове важна информация, крайни срокове и неотложни задачи. Неговият нормален ритъм на живот включва неотложни плащания, съгласуване на договори, попълване на документи, изготвяне на отчети, работа с данъци и институции. А ако се вземе под внимание необходимостта от повишаване на квалификацията и ежедневно следене на промените в законодателството, то „8-часовият работен ден“ може да продължи до вечерта, а много от делата да се прехвърлят за "утре", или да не се изпълнят съвсем...

За това как счетоводителите да издържат на лудия ритъм и прекомерно натоварване, правилно да планират своя работен ден и да отдъхват спокойно през уикенда, можете да научите от статията в блога на счетоводна къща „Гарант“. Ще споделим тайните и правилата на тайм мениджмънта (управление на времето), които се използват от успешни бизнес лидери и известни личности за повишаване на личната и професионална ефективност.

Правилно управление на времето: какво, за кого, защо?

Всеки човек е уникален: физически, психически, духовно. Някой притежава творчески талант, друг е с добре развит интелект, трети е технически гений, четвърти е роден спортист. Но всеки от нас има нещо, което всички хора на планетата притежават в равно количество. Толкова, колкото имат Бил Гейтс, Роман Абрамович, основателят на Facebook – Марк Зукърбърг, вашият шеф, толкова имате и вие. Разбира се, това времето. Тези 24 часа в денонощието!

Но защо един успяват да изградят супер корпорация от нулата, да спечелят първия си милиард до 25 години, достигайки зашеметяващ успех в обществената и политическа дейност, а други, също имащи 24 часа в денонощието, с всички сили се борят за оцеляване, безуспешно занимавайки се с монотонна и ниско платена работа? Причините могат да бъдат много, но една от тях е неумението правилно да се използва това време, с което ние всички в еднаква степен разполагаме.

Времето лети – това е лошата новина. Добрата новина – вие сте пилот на своето време!

Тайм мениджмънтът е съвременно умение за управление на времето в професионалния и ежедневен живот. Това е наука, без която днес е невъзможно да мине всеки финансов специалист, който се стреми към успех.

Тук трябва да се разбере, че разумното управление на времето не предполага поддържане на някакъв жесток план на вашия ден – шаблонен живот по график не носи никакво удоволствие. Същността на управлението на времето е изкусно да определите приоритети си и правилно да планирате работата си.

По-долу сме събрали най-ефективните техники за управление на времето, които работят на 100%, носят максимална полза и помагат на счетоводителя да увеличи своята ефективност в пъти.

Правило 1. Планирането на времето е фундаментът на тайм мениджмънта

Хората, които са успели да постигнат световно признание и успех, по своята натура са планиращи. В идеалният случай трябва да се планира всичко – не само работното, но и лично време. Започнете със списък със задачи, който трябва винаги да бъде под ръка на счетоводителя.

Примерно, пресмятайте сроковете за изпълнение на всяка задача и съставяйте структуриран план за действие – така ще получите възможност удобно и бързо да прецените ангажираността си, а при необходимост да можете лесно да направите корекции в графика и да добавяте нови задачи.

Постоянно планирайте и фиксирайте конкретни задачи. Не забравяйте, че ако нямате на хартия вашата цел – тогава тя просто не съществува!

Планирането може да се извършва по 2 начина:

  • С използване на бележник или органайзер
  • В електронен формат (компютър, мобилен телефон).

Възможности за планиране "на ум" или "по памет" категорично са изключени, особено в първите етапи на усвояване на техниките за управление на времето.

Изработете за себе си нов навик вечер (най-добре преди лягане) да записвате своите планове за утре. И идвайки на работа сутринта, вие вече ще знаете ясно с какви конкретни задачи трябва да започнете. Работете с този списък през целия ден: ако се появи нова задача, веднага я включете в този списък, с оглед на приоритетите вече записани като задължения. След като задачата е успешно изпълнена – не забравяйте да я задраскате. Така не само ще получите удоволствие от свършената работа и ще повишите мотивацията си, но също така ще бъдете горди, че не сте губили напразно времето си.

ВАЖНО! Когато водите ясен списък на планираните задачи, автоматично увеличавате своята продуктивност с 25%.

Правило 2. Борете се с настойчивите "поглъщачи на време"

Хронофаги (онези вредни губещи времето неща), които пречат на счетоводителя да достигне поставените цели и отнемат много време, не носейки при това нито ползи, нито резултати, нито удоволствие. Това са неща, които правим просто по навик или "от безделие". С развитието на информационните технологии "време източващите вампири" са много повече: електронна поща, социални мрежи, забавни интернет ресурси, чат програми, Skype, онлайн игри, видео услуги, безцелни приказки по телефона, гледане на новости от личния живот на приятели, колеги и др.

Обичайният музикален фон, любимо радио и работещ на заден план телевизор – всички те също могат да се окажат "крадци" на нашето време. Всеки човек има собствени „погубвачи на време“, но общото при тях е, че ни пречат продуктивно и ефективно да контролираме времето. Разбира се, никой не говори напълно да се откажем от тях, защото те са реалността на днешния ден. Просто трябва да се научим разумно да управляваме своите зависимости.

Например, за начало позволете на себе си да "убиете" време в социалните мрежи, но само след изпълнението на всички поставени задачи според съставения план. След това съкращавайте постепенно времето, прекарано без полза и в крайна сметка интересът ви към нещата, губещи време, ще изчезне. Много полезно ще бъде, ако направите специален дневник, в който започнете да записвате безполезните занимания, крадящи от вашето време, които не ви приближават към целите и не носят никаква полза. Повярвайте, списъкът няма да бъде малък!

Не забравяй да прочетеш и останалите съвети за успешен тайм мениджмънт в Част 2 на статията само в блога на счетоводна къща „Гарант!

Оставете коментар