Тайм мениджмънт при счетоводител: 7 ефективни правила (част 2)

От счетоводна къща „Гарант“ продължаваме да споделяме с вас тайните и правилата на тайм мениджмънта (управление на времето), които се използват от успешни бизнес лидери и известни личности за повишаване на личната и професионална ефективност.

Правило 3. Научете се да подреждате по приоритети

тайм мениждмъннт Голяма част от работното време на счетоводителя се губи в поток от задачи, чудейки се откъде да започне, какво да прави на второ място, кое на трето, а кое може да отложи за "по-късно". На практика ситуацията изглежда така: счетоводителят се захваща с дадена работа, спомня си за друга и преминава към нея без приключване на първата. Тогава възниква трета, изглежда също важна задача, той концентрира вниманието си върху нея, като изведнъж се оказва, че трябва спешно да завърши първата.

В резултат денят е отлетял и счетоводителят успява да изпълни в най-добрия случай половината от планираното. През цялото време се случва постоянно отвличане на вниманието и превключване от една задача на друга. Ако тази ситуация ви е позната, спешно се заемете с изготвяне на приоритетност.

Може би най-ефективният към днешна дата инструмент за определяне на приоритетите е техниката на Айзенхауер. Тази проста и удобна матрица включва разпределението на планираните задачи по отношение на спешност и важност. Разписвайте в такъв формат всичките си ежедневни дела и ще получите ясна представа как да изградите своя работен ден.

  • Спешно и важно – това са неотложни, "горещи" задачи, които изискват решение незабавно (да се изпрати даден отчет, предаване на декларация по ДДС, спешно плащане и т.н.).
  • Важно, но не е спешно – нещо, което трябва да се направи, но е допустимо да се отложи за известно време (да се запознаете с промените на данък върху доходите, да се обсъдят дадени справки за данъчната служба, попълване на баланс и други). Тук счетоводител може да се сблъска с малък проблем: с течение на времето тези задачи могат да преминават в категория "спешни и важни". Затова си струва да им отделяте по малко свободно време преди те да започнат да ви "давят" и предизвикват чувство на тревожност.
  • Спешно, но не важно – задачи, които искат внимание тук и сега, но не са от първостепенно значение (да се отговори на имейл, да говорите по телефона, рутинни дейности).
  • Не е спешно и не е важно – задачи, които спокойно може да се зачеркнат от списъка.

Правило 4. "Яжте жабата на закуска!" Какво означава това?

Успешният бизнес консултант, известен в целия свят писател, гуру по управление на времето – Брайън Трейси нарича "жаба" най-трудните, неприятни и неразбираеми, но много важни дела, с които трябва да се справите в рамките на деня. Когато непрекъснато отлагате с един час, а след това с два, хайде за вечерта, рискувате да си създадете емоционален дискомфорт, който да поддържате цял ден. Своята сутрин трябва да започнете точно с най-тежкото, сложно, неприятно и след това вашият ден ще премине продуктивно и без принуда.

Правило 5. Казвайте "НЕ" на безполезните дейности и умейте да отказвате!

Любезността и тактът, разбира се, са много добри качества, но алтруизмът – също. Защо трябва да губите ценното си време тогава, когато друг човек икономисва от него за ваша сметка? Разбира се, не става дума за наистина необходима помощ за ваш колега, приятел или познат. Покана за "разговор" на чаша кафе, молба от колеги за попълване на документи или да се включите в кампания, към която нямате никакво отношение. Казано по-просто – всички "консуматори на време", които не носят успех и не служат да постигнете своите цели, не си струват загуба на усилия. Не се страхувайте да отказвате на конкретни хора, които нямат целенасоченост и предимно се оплакват.

Правило 6. Спазвайте чистота и ред на работното си място

Успешните счетоводители, бизнесмени и предприемачи винаги работят на подредено бюро и в комфортна обстановка. Избягвайте покрай вас да цари пълна бъркотия и постоянно да ровите, търсите нещо. Изградете си полезния навик да отделяте по 10-15 минути дневно за създаван на ред сред книжата, изхвърляйте ненужното, а файловете в компютъра съхранявайте в подредени папки. Учените са доказали, че около 30% от работното си време прекарваме в търсене на желаната бележка или документ.

Правило 7. Никога не пренебрегвайте почивката си!

Когато имате възможност да се отпуснете, да направите пауза за обяд, за лека тренировка, раздвижване на тялото – никога не ги пренебрегвайте! Това е може би най-важният фактор за ефективно управление на работното време. Когато счетоводителят има пълноценна почивка, той възстановява ресурсите си и ефективността на труда се увеличава.

ВАЖНО! Отделените за почивка минути в никакъв случай не бива да се губят за "консуматорите на време". Трябва напълно да се абстрахирате, отпуснете и натрупате положителна енергия за по-нататъшната работа.

Използвайки горните техники за управление на времето в своята практика, винаги мислете за резултатите, които те ви носят. Например, може да е вашият доход, а по-добре за тези материални цели, за които смятате да го реализирате. Тайм мениджмънтът преди всичко учи да извлечете максимална полза и удоволствие от всеки миг време, умело да съчетавате професионален, личен живот и саморазвитие.

Не забравяй да прочетеш и останалите съвети за успешен тайм мениджмънт в Част 1 на статията – само в блога на счетоводна къща „Гарант!

Един коментар по “Тайм мениджмънт при счетоводител: 7 ефективни правила (част 2)”

  • РУСА ДЕЧВА
    РУСА ДЕЧВА 14.06.2019 at 0:03

    Благодаря Ви за цените Ви съвети.
    Абсолютно вярно.
    Ще се възползвам от съветите Ви и ще си рапредеоя задачите по начина, който сте описали.

Оставете коментар