Пловдив

тел: 0898 7777 36

адрес: бул. 6-ти септември 157, ет.1

Как да не се окажете безпомощни от действията на счетоводител – отметки за собствениците на фирми

Фиктивни болнични и манипулация със заплати, задкулисни уговорки с контрагенти и отклоняване на средства в сметките на подставени лица – в интернет е пълно с "истории на ужасите" как един счетоводител може да заблуди и ограби собственика на бизнес.

От счетоводна къща „Гарант“ ще разгледаме какво може да се направи, за да се предпазите от финансови загуби и други негативни последици.

Цифровизация на всички процеси прави традиционните измамни схеми все по-трудни за изпълнение. А ако говорим конкретно за малък бизнес, нещо като “начисляване на заплата на несъществуващ служител и присвояване за себе си” едва ли може да мине незабелязано.

Но, все пак, има няколко често срещани сценарии как счетоводител може да заблуди собственика на бизнеса.

Първи сценарий: Загуба на базата данни и евентуално изнудване

Днес един от най-големите рискове за собственика възниква в ситуации, когато счетоводителят води счетоводството на фирмата на личния си компютър и достъп до базата данни има само той.

Това означава, че ако не ви допада работата на този специалист или решите да се разделите с него по друга причина, той просто може да не ви предаде данните, документите или да започне да спекулира и да иска пари.

Останал без база, вие ще бъдете принудени да възстановите цялото счетоводство – представете си какво е, ако за една година компанията, фирмата е имала стотици операции.

Как да не се допусне това?

Използвайте облачно счетоводство и не възлагайте целия процес на един счетоводител: достъп за влизане трябва да има и той, но и вие, и всички уведомления трябва да идват на пощата ви.

Втори сценарий: Надплащане на данъци и други грешки

Бизнесът може да пострада не само от злонамерени действия на счетоводител, но и от неговата небрежност, некомпетентност, обикновен мързел или немърливост. И да се окаже, че плащате много повече данъци, отколкото трябва.

Това се случва, когато счетоводителите просто правят грешки в изчисляването на данъците. А понякога съзнателно действат на принципа “по-добре да предплатя, а накрая ще изравня” или “защо да се притеснявам и оптимизирам ДДС – това не са моите пари”.

Има още възможни проблеми от категорията “човешки фактор”. Счетоводителят работи с цифри и ако нещо му попречи да се съсредоточи – проблеми вкъщи, детето, той може лесно да започне да прави грешки. Може два пъти да направи едно и също плащане.

Какво да направите, за да не загубите пари?

Често проблеми възникват поради липсата на комуникация или собственикът на фирма и счетоводителят не се харесват. Затова е важно при избор на счетоводител да се изградят отношения на доверие и да има вариант за електронно управление на документи. За да се избегне човешкият фактор и да се сведат рисковете до минимум, по-добре е да се спрете на счетоводна фирма с доказан авторитет. А ако изберете единствен счетоводител, то оставете последен подпис на всички документи за себе си. Още една полезна мярка – външен одит, за да се уверите, че всичко е наред (или навреме да се открият и коригират грешки).

Трети сценарий: Откровена кражба

Като цяло днес откровена и директна кражба се среща все по-рядко. Но, ако счетоводителят се радва на пълно доверие, самостоятелно извършва всички плащания и предава отчети, теоретично има възможност да отклони част от средствата, да преправи отчетите и документите, така че вие нищо да не разберете.

Как да не ставате жертва?

  • Поискайте сверка с данъчните, за да знаете имате ли дългове и кога са възникнали.
  • Конфигурирайте получаване на уведомления за подаването на отчетите.
  • Четете и сами да подписвайте документи – в частност, за изплащане на заплатите.
  • И отново – осигурете си контрол над електронния подпис.

Четвърти сценарий: Користно използване на информация за вашия бизнес

Счетоводителят е човека, който знае за вашия бизнес почти всичко, така че много хора се опасяват, че той може да “източи” информация към конкурентите или да използва информация от дейността на вашата фирма, за да отворите своя собствена.

В действителност “източване” на информация може да извърши всеки служител – това отново е човешки фактор. И да се притеснявате, че счетоводителят ще създаде негова фирма-конкурент също не си струва. При избор на подходяща счетоводна къща, а не самостоятелен счетоводител, това се случва рядко.

Share on facebook
Сподели във Facebook
Share on twitter
Сподели в Twitter

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Вижте още