Ефективност и организация на работния процес

Захващайки се с осъществяване на собствените идеи и проекти, много хора бързо установяват, че най-трудната част не е липсата на парични средства или конкурентен пазар, а организиране на собственото време и работния процес. При офис служител бързо се свиква, всички процедури и цели вече някой е определил и разписал, а за по-голяма мотивация има началници, които редовно проверяват резултатите от работата.

В своите проекти сам сте си шеф и никой не следи всяко ваше действие (и разбирате колко силна нужда има да се насърчава ефективността ви). Главата ви се замайва от проекта и огромния брой стъпки и действия, които трябва да предприемете, за да стане бизнесът ви успешен. И най-накрая многобройните нюанси, които неизбежно възникват в процеса, още повече натоварват мозъка.

За щастие, има много ръководства как правилно да се организира работния процес и да се постигнат качествени резултати в най-кратки срокове – от Счетоводна кантора Гарант няма да изброяваме всички, а ще се спрем само на най-важните моменти.

Сложете пред себе си ясни цели

ефективна организация на работния процес

Има такова правило: колкото е възможно по-често през деня питайте себе си: "Защо правя това?". Ако намирате бърз отговор и той ви устройва – продължавай набелязаното, ако не – направете по-добре нещо по-полезно. Независимо дали смятате да се придържате към този съвет, да си поставяте ясни и постижими цели трябва да е задължително.

Дали това е глобална цел по организирането на функциониращ и печеливш онлайн бизнес или междинна цел за постигане на определено ниво на посещаемост на сайта в конкретен срок – много важно е във всеки момент да разбирате своите задачи, а в идеалният случай да ги имате като списък. Определете приоритет за всеки елемент от списъка, това ще ви помогне да определите реда на изпълнение на действието.

Съкратете количеството на източници на информация

  • Една от причините за дезорганизация се състои в това, че информацията идва към нас от всички страни. Постарайте се да намалите броя на тези източници и по възможност да обедините някои от тях в едно. Например, използвайте една електронна поща (претендент номер едно – Gmail).
  • Ограничете потока на новинарските издания за редовно четене  до 2-3 (или опитайте агрегатори на новини);
  • Съхранявайте всичките си файлове на едно място (без да броим резервните копия, разбира се).

Съзнателното стесняване на потока на информация ще ви помогне да се концентрирате върху наистина важните неща.

Спазвайте порядък на работното място

Почистете компютъра си и създайте отделна папка за всеки проект, наименувайте файловете ясно и разбираемо, разпределете имейлите по папки, поставете на писмата етикети и ниво на приоритет. За съхранение на файлове използвайте облачни (cloud) хранилища за данни, като например Google Drive. Това ще ви даде възможност да имате достъп до необходимата информация от всеки компютър или мобилно устройство.

Същите принципи се отнасят и към физическото пространство – махнете всичко ненужно от работното си място, направете каталог (папка) по азбучен ред или по дата за всички хартиени документи, поддържайте бюрото си, работната маса подредена.

Използвайте календар и списък със задачи

Ако в миналото не сте виждали от тях никаква полза, значи или животът ви е бил безгрижен и лек, или ви липсва организация. При правилно използване на календара ефективността ще се увеличи в пъти – ще успявате повече неща за по-малко време и ще остане повече време за почивка и забавление, които са толкова необходими за запазване на свеж ум и ефективна работа.

Списъкът със задачи трябва да не е сложен, но твърде прост може да се окаже безполезен – може да се направи класификация за сортиране на задачите (например, по спешност, важност, вид работа и т.н.). Има много безплатни онлайн инструменти, приложения и добавки, разширения (plug-in) за браузърите, изпълняващи тези функции – конкретният избор зависи от личния вкус.

Разбивайте работния процес на етапи

Ако имате по-голяма задача, съставете ясен план стъпка по стъпка за нейното изпълнение – това не само ще увеличи ефективността на вашата работа, но и ще позволи още веднъж да погледнете на задачата от „птичи поглед" и да се уверете, че нищо не е изпуснато. Не забравяйте да слагате срокове за всеки етап и да ги нанасяте в своя календар.

Дръжте пред себе си бележник

Въпреки че почти всички процеси се прехвърлят в наше време във виртуална форма, някои неща просто е по-удобно да се направят в добрия стар хартиен бележник. Ако не искате да носите бележник със себе си, за ситуации, когато не сте зад бюрото си, обърнете внимание на приложения за смартфони, изпълняващи сходни функции (удобно място за бързи бележки), например, Evernote.

Въведете финансова отчетност

Следенето на състоянието на вашите сметки, плащания и получените средства може да се окаже за много хора сложна задача. Въпреки това, всеки уважаващ себе си предприемач трябва във всеки един момент да има представа за своите финанси, едва ли си струва да обясняваме защо е толкова важно. Дори ако мислите, че в началото малките разходи и приходи не заслужават да ги записвате, повярвайте, после ще благодарите на себе си, че все пак сте го направили.

За мнозина от нас процесите на организиране на работния процес (особено в началото) е досадна и потискаща задача – защо да губите време в разчистване на бюро, когато работата по проекта няма край? Но опитът на хиляди предприемачи и топ мениджъри подсказва, че само така се постигат най-добри резултати, без да се губи нещо от поглед и да не се допускат сериозни грешки. Може би ще отнеме няколко седмици или дори месеци преди посочените по-горе принципи да ви станат навик и да започнат да дават първите си плодове. Но напредък в личната ефективност в сравнение с преди и в сравнение с конкурентите ви, може да се окаже решаващ фактор за вашия успех.

Един коментар по “Ефективност и организация на работния процес”

  • Веселина

    Здравейте!
    Много добре написано! За мен би било интересно колко процента от българските предприемачи разбират всичко това и го спазват. По този начин искам да разбера дали моята статистика е вярна. А аз работя основно в бизнеса Б/Б. А оттам следя за пропуските си и грешките си с клиентите си. И правя още много други заключения, които да ми са от помощ:)
    Успех!

Оставете коментар