Практически подходи за подобряване на бизнес процесите – част 2

В предишната част на статията от счетоводна къща ГАРАНТ разгледахме четири от петте основни метода за постигане на целите за подобряване на бизнес процесите на организациите:

1. Методика за бърз анализ на решенията (FAST);
2. Бенчмаркинг на процес;
3. Препроектиране;
4. Инженеринг на процеса.

В тази част ще говорим и за петия метод – реинженеринг на бизнес процеса, както и за методите за усъвършенстване на бизнес процесите.

5. Реинженеринг на бизнес процеси (BPR)

За първи път понятието „реинженеринг на бизнес процеси“ възниква през 1990 г. в САЩ. Авторството на BPR принадлежи на М. Хамър и Д. Чампи. Под реинженеринг на бизнес процеси авторите разбират „фундаментално преосмисляне и радикално препроектиране на бизнес процесите за постигане на значителни подобрения в такива ключови за съвременния бизнес показатели за ефективност като разходи, качество, ниво на обслужване и бързина“. От този момент BPR предизвиква активен интерес от специалисти в областта на мениджмънта и информационните технологии.

Проведените изследвания в областта на BPR характеризират реинженеринга на бизнес процесите като „революционно“, „съществено“, „кардинално“, „радикално“, „фундаментално“ препроектиране на бизнес процесите на организациите. Смисловата ориентация на ключовите думи „революционно“ и „съществено“ съдържа нещо общо, което отразява значими промени, насочени към качественото ново ниво на организационно развитие. Радикалното препроектиране означава директно обръщане към корените на явленията: не козметични промени и не разбъркване на вече съществуващи системи, а решително отхвърляне на всичко преживяно.

Последната ключова дума „фундаментално“ по своето съдържание е свързана със задълбочено и дълбоко осъзнаване на нещо. При вземането на решение за прилагане на реинженеринг, ръководителят трябва да постави на дневен ред основните въпроси, свързани с неговата компания и естеството на нейната дейност: „Защо правим това, което правим? И защо го правим по този начин?”.

Задавайки си такива фундаментални въпроси, хората често са принудени да гледат по нов начин на установените вече неписани правила, въз основа на които ръководят бизнеса си. И много често тези правила се оказват остарели, неразумни и дори неприемливи.

Като се има предвид смисловото съдържание по ключови думи, можете да се опитате да си изясните концепцията за „реинженеринг на бизнес процесите“ и да го формулирате като „фундаментално осмисляне и радикално препроектиране на бизнес процесите, насочени към качествено ново ниво на развитие на организацията“.

Реинженерингът на бизнес процеса е най-радикалният от горните методи за подобряване на бизнес процесите, с изключение на инженеринга, тъй като в буквалния смисъл не е метод за усъвършенстване, а по-скоро метод за управление на процесите. BPR осигурява свеж поглед върху същността и съдържанието на процеса и напълно игнорира съществуващия процес и структура на организацията.

Обект на реинженеринг са бизнес процесите, определящи дейността на организацията. Обикновено реинженерингът може да се извършва многократно, докато повечето процеси на компанията не бъдат напълно преработени. По този начин работата се разделя на фази, всяка от които има ясна цел – значително да подобри работата на организацията.

Реализацията на реинженеринг на бизнеса включва няколко етапа:

• разработване на визията на бъдещата организация, т. е. изграждане на картина за това как трябва да се развива бизнесът, за да се постигнат стратегически цели;
• анализ на съществуващия бизнес включва проучване на организацията и изготвяне на схема на нейното функциониране в момента;
• разработване на нов бизнес – нови и / или променени процеси и поддържаща ги информационна система, избор на прототипи и тестване на нови процеси;
• внедряване на новия бизнес.

В тази връзка трябва да се отбележи, че изброените етапи не се изпълняват последователно, а паралелно, като някои от тях се повтарят.

Според експерти, в случай на правилен реинженеринг процес, се намаляват разходите, продължителността на цикъла се намалява с 60-90% и нивото на грешки с 40-70%.

Методи за подобряване на бизнес процесите

В процеса на анализ на литературата и публикациите, посветени на проблема с подобряването на процесите на дейност на организациите, се разкриват общи характеристики на различните методи. Тези характеристики отразяват редица изисквания, които екипите отчитат, когато усъвършенстват процесите.

• Подобрените процеси трябва да отговарят на съвременните изисквания за качество, обслужване, гъвкавост и ниска цена и да бъдат разбираеми. Въпреки интегрирането на работата, в бизнес процесите се запазва изискването за простота на конкретната работа.
• Няколко работи се комбинират в едно. Различни предишни работни места (задачи) се интегрират. Функциите на няколко специалисти, които влизат в различни звена, се комбинират в работата, извършена от един човек, който има достъп до експертна система с база данни.
• Клиентът на процеса трябва да извърши променения процес. Това изискване, което трябва да се има предвид при подобряването на процесите, предполага, че клиентът на процеса трябва да бъде по-ангажиран в процеса, отколкото преди. Това се постига чрез отчитане на изискванията на клиента за резултата и хода на процеса.
• Ролята на доставчика (доставчиците) на процеса трябва да бъде такава, че те са част от променящия се процес или организация. Промяната в ролята на доставчика на процеса се постига чрез създаване на партньорства с участниците в процеса или привличане на външни доставчици за изпълнение на отделни части от процеса.
• Създават се различни версии на процесите. Всеки вариант на процеса е ориентиран към една съответстваща на него ситуация (случай). Например, в проекта на IBM процесът има три версии: прости случаи (данните се обработват от компютър, без участието на специалисти); средни по трудност случаи (обработени от специалисти с помощта на експертната система и база данни); сложни случаи (се обработват от специалист, привличат се експерти). Създаването на различни версии или варианти на процеси е най-важният етап на усъвършенстване; това се постига чрез моделиране на процеса. След като симулационният модел показва, че новоразработеният процес съответства на формулираното представяне, теоретичният модел се прилага физически, за да се потвърди концепцията.
• Стремежът за намаляване на броя на входовете в процесите е насочено към опростяване на процеса и е един от начините за подобряване на контрола и управляемостта на процеса. За да се подобри процесът, просто трябва да премахнете тези изходи, които трябва да бъдат съчетани с други входове, като по този начин се намалява броят на извършените проверки и сверки, които не добавят необходимата продуктивност за клиента.
• Фокус върху повишаване на автономността на процесите чрез разширяване на децентрализацията с едновременно задълбочаване на централизацията на обмена на информация. Чрез разширяване на децентрализацията при подобряване на бизнес процесите се увеличават правомощията за вземане на решения на отговорните за процеса, което води до повишаване на автономността и намаляване на бюрократизацията в управлението. Този подход позволява не само хоризонтално, но и вертикално компресиране на процесите. Вертикална компресия се случва в резултат на това, че в точките на процеса, където при традиционната организация на работата изпълнителят трябва да се обърне към неговите висшестоящи управленски нива, вземащи решения, тук изпълнителят прави това самостоятелно.
• Създаване на централизирана база данни, която осигурява бърз достъп на ръководителите или участниците в процесите, както и разширяване на възможностите за използване на информационните технологии с цел осигуряване на ефективни управленски решения.
• Фокус върху намаляване на времевите параметри на процеса. Намаляването на продължителността на процеса е важен критерий за оптимизиране на бизнес процесите, насочен преди всичко към подобряване на производителността и ефективността на процеса.
• Премахване на излишни или дълги потоци. Подобряването премахва ненужната, непродуктивна работа. Максимален фокус върху грижа за последователността на операциите на процеса с включването в него на паралелно извършваните операции позволява ускоряване на процеса на дейност.
• Премахване на пропуските в бизнес процесите. Този вид фокус ви позволява да премахнете „пропуските“ и „слепите места“ в бизнес процесите, които често се случват в компаниите при спонтанна организация на дейността.
• Включване, въвличане на възможно най-малко количество ресурси в бизнес процеса. Във всяка задача, която съставлява бизнес процеса, трябва да се намалят колкото се може повече ресурси, например чрез комбиниране на задачите по такъв начин, че служителят да изпълни най-голям брой от тях. Основното предизвикателство тук е освобождаването на работници и комбинирането на различни функции, което води до извеждане на цели единици извън процеса.

Анализът на различията и определянето на общите положения на методите за подобряване на бизнес процесите разкрива възможностите за тяхното приложение, позволява в зависимост от поставените задачи се даде предпочитание на конкретни методи за подобряване и промяна на бизнес процесите или техните комбинации.