Управлението на бизнес процесите на организацията включва тяхното непрекъснато подобряване и оптимизиране, така че най-важните инструменти за управление на процесите са подходите и методите за подобряване на бизнес процесите. Изследователите идентифицират пет основни метода за постигане на целите за подобряване на бизнес процесите на организациите.
В съвременното управление на процесите се разграничават два концептуални подхода за подобряване на бизнес процесите:
- постепенен (стъпка по стъпка) подход за подобряване на процесите (по Деминг) в рамките на съществуващата организационна структура на управление, изискваща незначителни инвестиции или никакви изобщо;
- кардинален подход (от Хамър и Чампи), водещ до значителни промени в процеса и фундаментални промени в организационната структура на управлението.
Постигането на целта за подобряване на бизнес процесите в рамките на описаните подходи се осъществява чрез редица методи. Изследователите идентифицират пет основни метода за постигане на целите за подобряване на бизнес процесите на организациите:
- Методика за бърз анализ на решенията (FAST);
- Бенчмаркинг на процес;
- Препроектиране;
- Инженеринг на процеса;
- Реинженеринг на процес.
1. Методология за бърз анализ на решенията (FAST)
Вниманието се съсредоточава върху определен процес в хода на едно или двудневна среща на групата за подобряване на процеса, за да се определят начините за подобряване на този процес през следващите 90 дни. Решението на групата може да бъде одобрено или отхвърлено от ръководството на организацията.
В основата на тази техника лежат интуитивни методи за вземане на решения: колективна експертна оценка и колективно генериране на идеи („мозъчна атака“ и метод на деструктивната отнесена оценка). Типичните подобрения при прилагането на FAST са намаляването на разходите и продължителността на цикъла на процеса. Нивото на грешки в случай на вземане на правилни решения се намалява с 5-15% за 3-месечен период.
Предимствата на този метод са бързината на изработване на решение, минималните разходи за прилагане на методиката, ориентацията към клиента, която до голяма степен определя проблема или процеса като обект на усъвършенстване и одобрява действията и решенията на групата FAST.
Към най-важните недостатъци може да се отнесе относителната локалност на разглеждания процес; проучвания се извършват без оглед на взаимосвързаност и взаимозависимост с други бизнес процеси на организацията; често се изкоренява следствието, а не причината, която може да бъде извън анализирания процес; мерките за подобряване на бизнес процеса могат да бъдат ефективни за кратко време.
Техниката FAST има широко приложение в различни организации, дори и в тези, които не се стремят към радикални промени в организационния характер.
2. Бенчмаркинг на процес
Бенчмаркинг на процеса се основава на сравнителен анализ на икономическите процеси на организацията с референтните процеси на организациите, които извършват същите или подобни процеси, но функционират по-добре. Целта на сравнителния процес е да се определят причините за по-доброто функциониране на бизнес процесите на „референтните“ организации и да се предотвратят нежелани несъответствия с тях в организациите, провеждащи проучването.
Основните предимства на този метод могат да се считат малкото време, относително малки разходи и усилия, свързани с подобряването на бизнес процесите. Бенчмаркинг позволява да се постигне намаляване на разходите и продължителността на цикъла на процеса, докато нивото на грешки се намалява с 20-50%.
Основните недостатъци включват прехвърлянето на проблеми или грешки, възникнали в процеса на изграждане и функциониране на бизнес процесите на „референтни“ организации, скрити от външната форма. В резултат на това има висока степен на вероятност от грешни решения при разработването на мерки за подобряване на бизнес процесите.
Бенчмаркингът е приложим за местните, локални (фрагментарни) и интеграционните процеси на организацията, но понякога изисква по-голяма степен на радикалност при промяна на организационната дейност.
3. Процес на препроектиране
Препроектирането на процеса концентрира вниманието и усилията върху подобряването на съществуващия процес. Препроектирането обикновено се прилага за тези процеси, които работят успешно и в момента, но изискват корекция във връзка с променените изисквания и нужди на клиента или потребителя.
При препроектирането на процеса се разработва симулационен модел на текущото му състояние. Препроектирането има доста широк спектър от приложения. Според D. Harrington, този метод може да се използва за 70-90% от основните бизнес процеси. Често препроектирането на процеса се извършва паралелно със сравнителния анализ (бенчмаркинг), така че преработеният процес да не е по-лош или по-добър от съответния бенчмарк.
Привлекателността на процеса на препроектиране се дължи на факта, че този метод позволява да се намалят разходите, да се намали продължителността на цикъла на процеса, да се извърши за от 80 до 100 дни и да се намали броят на грешките с 30-60%.
Недостатъците на метода са свързани с факта, че той е по-фокусиран върху подобряването на бизнес процесите или процесите, осигуряващи определени контролни функции. По този начин той укрепва позициите на традиционните функционално-йерархични структури, без да променя тяхното съдържание, в резултат на което в повечето организации не се случват радикални промени.
4. Инженеринг на процеса
Като метод за подобряване на процесите на организацията се възприема днес двусмислено. Самото понятие „инженеринг“ е заимствано от инженерната дейност (от англ. engineering-проектиране, изобретяване, измисляне). Някои изследователи виждат инженеринга на процесите като обща концепция, включваща реинженеринг на бизнес процесите и подобряване на бизнеса. Друга смята инженеринга за нов начин на мислене, оформящ виждането за изграждането на компанията като инженерна дейност. Редица изследователи разграничават понятието бизнес инженеринг и го определят като проектиране на бизнес процеси и системи за управление на компанията „от нулата“.
Ако промените стимулират ефективността на организацията, те могат да се считат за насочени към подобряване. От тази гледна точка инженерингът на процеса може да бъде непряко приписван към методите за подобряване на процесите на дейността.
