Следната ситуация е доста често срещана във всяка фирма. Ако и на вас ви се е случвало нещо подобно, вероятно тази статия ще бъде доста полезна.
Представете си типично начало на работния ви ден. Започвате деня си с идеи за важните промени, стоящи пред фирмата ви, обмисляне на някой предстоящ проект, преглед на ефективността на служителите ви, или пък обмисляне на влиянието на последните данъчни и счетоводни промени върху бизнеса.
Но… след няколко минути започват обаждания от клиенти, проблеми с отсъстващ служител, спешна непредвидена среща с някого, и прочие… Постепенно се натрупват купища документи, изискващи подписа ви, и докато се усетите, работният ден е към края си. Това е често срещан проблем във всяка фирма – без значение от сферата и на дейност. Ето защо, тук сме подготвили 25 лесни начини, които да ви помогнат да опростите бизнеса си и да повишите ефективността на ежедневните задачи – а оттам и да намалите разходите си.
Опитайте се да приложите някои (или всичките) от написаните по-долу съвети, и може би следващият път ще ви остане време дори за почивка.
Технология
Правилните технологии могат да направят вашия живот и този на служителите ви доста по-лесен. Ето някои идеи, с които можете да направите начина на работа доста по-ефективен и модерен:
1. Използвайте централен сървър. Един централен сървър в офиса ви може да действа като електронен кабинет, който да обединява купищата документация. Сървърът е нещото, което ще обедини офисните компютри, а създаването на обща поща може да намали разходите за канцеларски материали. Допълнително предимство е сигурността – можете да архивирате важните документи дори веднъж дневно.
2. Използвайте интернет, вместо телефон. Независимо от възможностите на съвременните смартфони, VoIP технологията може да предложи много по-голямо удобство и да спестите значителни суми. С тази технология можете да намалите разходите си не само за телефон, но и за куриерски услуги – като изпращате важните си файлове в електронен вид. Тези системи са сравнително нови, но стават все по-популярно средство за комуникация между фирмите.
3. Използвайте онлайн услуги. Облачният компютинг е световна тенденция, която тепърва ще навлиза и в България. Традиционният софтуер понякога може да струва значителни суми, а използването на безплатен онлайн софтуер може значително да оптимизира както разходите, така и работата – онлайн софтуерът е изключително опростен и лесен за научаване. Една такава услуга е системата за Online счетоводство – с нея можете да бъдете в течение със счетоводните си данни директно от компютъра си.
4. Изнесете информацията за фирмата си в интернет. Вашият уебсайт трябва да бъде основното информационно средство, с което представяте пълната информация за фирмата си и услугите, които предлага. Не се притеснявайте да публикувате цялата информация за продуктите си – снимки, графици, таблици с цените и отстъпките, мнения на клиенти и прочие.
Освен това, един списък с често задавани въпроси и отговори може да намали времето, което клиентите ви изразходват, за да се запознаят с продуктите ви. Освен това по този начин спестявате и собственото си време – вероятно е уморително да отговаряте многократно на еднотипни въпроси.
